Beglaubigung von Dokumenten

Nur Behörden mit einem Dienstsiegel sind befugt, Beglaubigungen vorzunehmen. Dazu gehören z. B. Stadtverwaltungen, Landkreise, Polizei, Gerichte und öffentliche Kirchen. Jedes Bundesland legt selbständig fest, welche Behörden zur Beglaubigung von Dokumenten befugt sind. Es ist daher ratsam, die gesetzlichen Regelungen im Einzelfall genau zu prüfen. Die Beglaubigung von Urkunden durch Rechtsanwälte, Vereine, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer wird nicht anerkannt, auch wenn diese ein Siegel führen. Die amtliche Beglaubigung umfasst folgende Merkmale:

• einen schriftlichen Vermerk, dass die Kopie oder Abschrift mit dem Original übereinstimmt
• die Unterschrift der Person, die die Beglaubigung vornimmt
• ein Dienstsiegel (in der Regel ein Stempel mit dem Emblem der zuständigen Behörde)

Wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, ist es wichtig, dass die Beglaubigung den gesamten Inhalt umfasst. In den meisten Fällen stapelt der Notar alle Dokumente in einer bestimmten Weise an einer Ecke zusammen und bringt das Amtssiegel an, so dass jede Seite einen Teil des Siegels enthält. Auf diese Weise lässt sich ausschließen, dass die Eigentümer der Dokumente später Seiten hinzufügen oder austauschen.

Legalisierung von Personenstandsurkunden

Die Ausstellung und Beglaubigung von Personenstandsurkunden ist ein eigener Bereich. Originale oder beglaubigte Kopien von Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden können nur bei dem Standesamt angefordert werden, bei dem der betreffende Fall im Personenstandsbuch eingetragen ist.

Die öffentliche Beglaubigung wird auch als „Vorbeglaubigung“ bezeichnet. Wie der Name schon sagt, fungiert der Notar als Beglaubiger. Es ist zu unterscheiden zwischen der Beglaubigung von Kopien/Abschriften und Unterschriften.

Unterschriften

Die notarielle Beglaubigung ist in einigen Fällen erforderlich, z. B. bei Eintragungen in das Grundbuch. Der Notar bestätigt, dass die Person das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich unterzeichnet hat, d. h. dass die Unterschrift echt ist. Der Inhalt des Dokuments wird nicht bestätigt.

Abschriften

Bei der zweiten Form der Vorbeglaubigung beglaubigt der Notar nicht die Unterschriften der beteiligten Personen, sondern die Übereinstimmung des Inhalts der Abschrift mit dem Original oder dem Hauptdokument, das selbst beglaubigt wurde. Bei der notariellen Beglaubigung bescheinigt er jedoch nicht die Echtheit oder Gültigkeit des Originals. Die notarielle Beglaubigung umfasst:

• Feststellung der Übereinstimmung zwischen dem vorgelegten Dokument und der Abschrift/Kopie
• Die genaue Kennzeichnung des Dokuments (wenn der Vermerk nicht direkt auf der Kopie angebracht wird)
• Ort und Zeitpunkt der Beglaubigung
• Unterschrift des ausführenden Notars
• Amtliches Siegel